Ai para a gestão documental que aprova num dia, não num mês.
Os documentos recebidos classificam-se e encaminham-se sozinhos. Os contratos são comparados com o modelo e seguem para aprovação com um parecer pronto. As ordens das deliberações transformam-se em tarefas. Pesquisa no arquivo — em segundos. Cenários de Ai prontos para SGD e ECM que entram em funcionamento em 2–4 semanas. Secretaria, juristas e gestores documentais configuram eles próprios as rotas e os modelos.
- ◉ Classificação e encaminhamento com Ai
- ⌬ Pesquisa no arquivo (RAG)
- ⛯ Directum · Delo · 1C:DO · TEZIS
- ⛨ Leis russas 152-FZ e 63-FZ · normas GOST R
Todos têm um SGD. Mas o documento continua «perdido na secretária de alguém» e ninguém encontra o regulamento necessário.
A secretaria classifica os recebidos à mão. O jurista dedica uma semana a ler um contrato para encontrar as diferenças em relação ao modelo. A aprovação do contrato percorre uma cadeia de 9 pessoas e encrava. As ordens das deliberações perdem-se num documento Word. Um colaborador pergunta no chat «onde está o regulamento de deslocações em serviço?» — e ninguém sabe.
Os recebidos são classificados à mão e perdem-se pelo caminho
Cartas, pedidos, reclamações, atas e deliberações chegam ao correio e ao intercâmbio eletrónico. O gestor documental determina à mão o tipo, o executante e o prazo. 30% vai para o destino errado, 10% perde-se. O SLA de resposta não é cumprido.
Aprovar um contrato: uma cadeia de 9 pessoas e três semanas
O jurista lê cada contrato do zero. O financeiro verifica os dados. O responsável de segurança verifica a contraparte. Cada um espera pelo anterior. A operação para e a contraparte impacienta-se.
«Onde está esse regulamento?» — 30 minutos de pesquisa
Os regulamentos estão no Confluence, as deliberações no SGD, as políticas no portal e um e-mail importante — na caixa de correio de há três anos. Ninguém se lembra de onde está cada coisa. O colaborador pergunta no chat e espera.
Não «implementámos Ai no SGD». Números de velocidade, SLA e carga de trabalho da equipa.
Cada cenário tem uma economia clara. Não «melhorámos o processo», mas dias concretos de aprovação, precisão do encaminhamento, SLA de recebidos e carga do jurista e da secretaria.
Tempo de processamento de recebidos
A Ai reconhece o tipo, extrai os dados e encaminha ao executante segundo as suas regras. A secretaria só revê os casos duvidosos.
Ciclo de aprovação do contrato
Comparação com o modelo, verificação da contraparte, parecer para o jurista. De 3 semanas para 1–2 dias nos contratos-tipo.
Pesquisa do documento necessário no arquivo
RAG sobre o arquivo corporativo com citação da fonte. O colaborador pergunta no Telegram ou no portal e recebe a resposta com a ligação.
Cumprimento do SLA das ordens
A Ai extrai as ordens das deliberações e atas, transforma-as em tarefas, controla os prazos e escala ao responsável.
A Ai vive dentro do perímetro do SGD. Do documento recebido ao arquivo e ao painel do dirigente.
Ligamos o seu SGD, o intercâmbio eletrónico de documentos, o arquivo corporativo e o BPM, colocamos agentes de Ai em processos concretos e entregamos o controlo à secretaria, aos juristas e ao COO. Nenhuma API externa para documentos confidenciais.
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01
Ligamos o SGD, o intercâmbio eletrónico, o arquivo e o BPM num perímetro fechado Directum, ELMA, DocsVision, Delo, TEZIS, Practika, 1C:Document Management, Diadoc, Kontur, SBIS, SMEV, GosEDO, SharePoint, Confluence, Bitrix24.
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02
Escolhemos um modelo de agente do catálogo ECM Classificador de recebidos, encaminhador, analisador de contratos, gerador de deliberações, pesquisa no arquivo, controlo de ordens, respostas a pedidos. Mais de 16 cenários prontos.
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03
A secretaria, o jurista e o COO configuram-no eles próprios Nomenclatura de processos, regras de encaminhamento, modelos de contratos, listas de exclusão de contrapartes, alertas de SLA. A/B e rollback com um clique, sem código.
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04
Os colaboradores veem o resultado onde já trabalham O documento no SGD, o parecer do contrato — na ficha, a ordem — no BPM, a pesquisa no arquivo — no Telegram e no Bitrix24, o escalamento — no Teams para o dirigente.
O que acelera de 5 a 10 vezes a implementação de Ai no SGD.
Não vendemos «um SGD novo». Oferecemos um construtor, modelos e conectores sobre o que já existe, para que a secretaria e o jurista montem a solução eles próprios, sem esperar um ano pelo integrador.
Construtor de rotas no-code
Nomenclatura de processos, regras de encaminhamento, modelos, listas de exclusão — de forma visual. Sem código nem BPMN.
Modelos para ECM e SGD
Mais de 16 cenários: classificação, encaminhamento, contratos, deliberações, ordens, pedidos, pesquisa, revisão pericial.
Conectores para SGD e intercâmbio eletrónico
Directum, ELMA, DocsVision, Delo, TEZIS, 1C:DO, Practika, Diadoc, SBIS, SMEV, GosEDO, SharePoint.
Classificação de documentos com Ai
Tipo, tema, dados, contraparte, executante, prazo. Segundo a sua nomenclatura e o seu histórico. Mais de 95% de precisão.
OCR e reconhecimento de campos
Documentos impressos e manuscritos, carimbos, assinaturas, tabelas. Extração de dados, montantes, datas e contrapartes.
Análise de contratos
Comparação com o modelo, realce de diferenças, verificação da contraparte no registo (EGRUL) e em listas de exclusão, mapa de riscos e parecer.
Extração de ordens
De deliberações, atas e cartas — tarefas com executante e prazo. Registo automático no BPM, controlo e escalamento.
Pesquisa com Ai no arquivo (RAG)
Regulamentos, deliberações, políticas, correspondência. Pesquisa semântica com citação da fonte e número do documento.
Resumo automático do documento
De 100 páginas de contrato — condições-chave, riscos, prazos e obrigações. Para o dirigente e o aprovador.
Respostas a pedidos
Cidadãos, clientes, contrapartes. A Ai prepara o rascunho de resposta com referência ao regulamento e à lei. O gestor documental só o aprova.
Assinatura qualificada e validade jurídica
CryptoPro, ViPNet, RuToken, JaCarta. Assinatura conforme a lei 63-FZ, verificação da cadeia de confiança, selo temporal.
Rasto de auditoria e versões
Cada ação da Ai e das pessoas fica no registo. Histórico de versões: quem alterou o quê e porquê. Para o auditor e a segurança.
Ligamo-nos ao seu SGD, arquivo e BPM.
Nada de «elimine o Directum e instale um ECM novo». Pegamos no seu SGD, intercâmbio eletrónico, arquivo, portal e BPM — e colocamos a Ai por cima. REST / SOAP / CMIS / Webhook — de série.
// SGD & ECM
// intercâmbio eletrónico & organismos públicos
// assinatura qualificada & criptografia
// arquivo & portal
// BPM & tarefas
A Ai toma a decisão onde o documento a espera.
Chega uma carta ao SGD — a ficha é criada e encaminhada sozinha. O contrato segue para o jurista com o parecer pronto. Da deliberação extraem-se as ordens para o ELMA BPM. Um colaborador escreve no Telegram «encontra o regulamento de deslocações em serviço» — recebe a ligação e a citação. Uma ordem vencida — notificação ao dirigente no Teams. A decisão é tomada por uma pessoa onde o regulamento o exige.
Recebidos, expedidos, contratos, deliberações, atas, regulamentos, correspondência, pedidos. PDF, DOCX, XLSX, digitalizações, e-mail. A Ai vê tudo.
Ficha no SGD, ordem no BPM, parecer do jurista, rascunho de resposta no intercâmbio eletrónico, escalamento no Teams, atualização de estado.
Painel do SGD, portal, bot de Telegram, Bitrix24, MS Teams, Outlook, voz em chamadas recebidas, e-mail para contrapartes.
Mais de 16 agentes de Ai para as tarefas típicas da gestão documental.
Modelo + os seus documentos = um agente operacional no SGD. Sem meses de I&D. Cada cenário inclui ROI e rasto de auditoria para a segurança e o auditor.
Classificação e encaminhamento de recebidos
Cartas, pedidos, reclamações, atas → tipo, dados, executante, prazo. Ficha no SGD com controlo de SLA. Mais de 95% de precisão.
Análise de um contrato em 5 minutos
Comparação com o modelo, realce de diferenças, verificação da contraparte, riscos, parecer. O jurista e a segurança revêem um trabalho já feito.
Rota de aprovação inteligente
A Ai constrói a cadeia segundo o tipo e o montante, paraleliza etapas, deteta conflitos e cita a política. Ciclo −75%.
Extração de ordens das deliberações
Deliberação e ata → tarefas no BPM com executante e prazo. Controlo, escalamento e relatório ao dirigente. SLA +38 p.p.
Pesquisa no arquivo corporativo
Regulamentos, deliberações, políticas, correspondência. Pergunta no Telegram — recebe a resposta e a citação com a ligação ao documento.
Respostas a pedidos de cidadãos e clientes
A Ai prepara o rascunho de resposta com referência ao regulamento e à lei. O gestor documental só o aprova. O SLA de resposta é cumprido.
Gerador de deliberações e regulamentos
A partir do modelo e dos dados de entrada — um rascunho de documento pronto com todos os dados, referências normativas e o estilo corporativo da sua empresa.
Resumo automático de documentos longos
100 páginas de contrato → condições-chave, riscos, prazos. Para o dirigente, o aprovador e a segurança. Com referências a cláusulas concretas.
Analista de Ai para o COO e a secretaria
Pergunte por voz: «Mostra-me os contratos em aprovação há mais de uma semana» — números, gráfico, pontos de estrangulamento e responsáveis.
A Ai na gestão documental deve ser gerida por quem responde pela secretaria e pela área jurídica. Não pela TI nem pelo integrador do SGD.
A secretaria conhece a nomenclatura de processos. O jurista conhece os modelos e as listas de exclusão. O COO conhece os SLA. São eles que configuram a Ai à sua medida — no seu painel, não através de um ticket à TI e de um contrato de um ano com o integrador.
Ai = um módulo do SGD que ninguém configura
- ✕Muda a nomenclatura — ticket ao integrador, desenvolvimento, testes, produção. Um trimestre no mínimo.
- ✕Cada novo tipo de documento — um projeto à parte e um pagamento adicional.
- ✕Uma «caixa negra de encaminhamento com Ai» — o gestor documental não percebe porque é que o documento foi parar àquela pessoa.
- ✕O jurista não confia na «análise do contrato com Ai» e lê-o na mesma à mão.
- ✕Se não funciona, a culpa é de «um modelo de recebido errado».
Ai = uma ferramenta nas mãos da secretaria e do jurista
- ✓A secretaria altera por si própria a nomenclatura, as regras de encaminhamento, os SLA e as listas de exclusão — sem código.
- ✓O jurista edita os modelos de contratos e os indicadores de risco — em minutos.
- ✓Cada decisão da Ai é explicada: documento de origem, campos, citação do modelo.
- ✓Reajuste com o seu histórico de documentos e rotas — de série.
- ✓Versões, A/B e rollback de regras — como no DevOps, mas para ECM.
Uma solução que agrada ao COO, à segurança e aos juristas ao mesmo tempo.
A gestão documental é um compromisso entre velocidade, solidez jurídica, confidencialidade e rasto de auditoria. A AiST foi concebida para que todas as partes digam «sim».
Números de velocidade e custos de pessoal
- Ciclo de aprovação −60–80%
- Tempo de processamento de recebidos −70–90%
- Cumprimento do SLA de ordens +30–50 p.p.
- Custos de pessoal de secretaria −20–40%
- Pesquisa no arquivo em segundos em vez de horas
- ROI em 3–6 meses
Segurança e confidencialidade
- On-prem ou AiST BOX no seu centro de dados
- Os documentos de uso interno e confidenciais não saem para fora
- 152-FZ, assinatura qualificada 63-FZ, GOST R
- Auditoria completa de consultas e ações da Ai
- RBAC e marcas de confidencialidade
- Exportação para SIEM (Kaspersky, MaxPatrol)
Governança e validade jurídica
- Versões, A/B, rollback de regras
- Explicação de cada decisão da Ai
- Assinatura qualificada e selo temporal conforme a 63-FZ
- Conservação do documento original e do histórico
- Regras transparentes para o auditor
- Compatível com GOST R e a sua normativa interna
As perguntas que o COO, o jurista e a segurança fazem antes do piloto.
Em quanto tempo é lançado o primeiro cenário?
Pesquisa no arquivo e assistente de Telegram — 2 semanas. Classificação e encaminhamento de recebidos — 3–4 semanas: é preciso ligar o seu SGD e reajustar com o histórico. Análise de contratos — 4–6 semanas: é preciso reunir os modelos e as listas de exclusão.
A secretaria e o jurista vão mesmo configurá-lo sem a TI?
Sim. Escolhem o modelo, definem a nomenclatura de processos, as regras de encaminhamento, os limites das ações automáticas e os casos-limite que exigem aprovação. Testam com o histórico, campeão vs. desafiante, e implementam-no sobre uma parte do fluxo. A TI só intervém na fase de ligação do SGD e do intercâmbio eletrónico.
E a validade jurídica e a assinatura eletrónica qualificada?
A Ai prepara o rascunho do documento e o parecer — assina uma pessoa com a sua assinatura qualificada conforme a lei 63-FZ. Compatibilidade com CryptoPro, ViPNet, RuToken, JaCarta. Selo temporal e verificação da cadeia de confiança — de série. Rasto de auditoria de cada ação.
E a 152-FZ, a 63-FZ e os documentos de uso interno?
A plataforma é instalada no seu centro de dados ou como AiST BOX dentro do perímetro da organização. Os documentos de uso interno, os dados pessoais e os contratos não saem do perímetro. Nenhuma API externa para documentos confidenciais. Todos os modelos funcionam localmente.
O que acontece se a Ai encaminhar mal?
A secretaria define regras estritas e limites. Os casos-limite (um tipo de documento novo, uma contraparte duvidosa, um montante acima do limite) seguem para aprovação do gestor documental. A/B e rollback com um clique. Uma decisão errada é revertida e transforma-se num exemplo de treino.
Quanto custa?
Subscrição por licenças mais faturação posterior dos serviços de Ai, ou compra de uma licença perpétua para on-prem. O piloto tem um preço fixo com uma economia clara desde o início: calculamos a poupança em custos de pessoal de secretaria e da área jurídica e em velocidade de aprovação.
Mostramos-lhe em 30 minutos que processo de gestão documental vai gerar dinheiro para a sua empresa primeiro.
Recolhemos o seu perfil (SGD, intercâmbio eletrónico, volume de documentos), o stack de sistemas e os casos típicos — e voltamos com 3 cenários à sua medida, uma estimativa de ROI e um plano de piloto de 2–4 semanas.